Klubbhåndbok — Hinna Fotball

Klubbhåndboken er hjelpemiddelet for alle tillitsvalgte, ledere og spillere i Hinna Fotball: roller og ansvar, rutiner for drift av lag, utstyr, økonomi og praktiske opplysninger.

Boken ble sist revidert av styret i mars 2022. Kontaktinformasjon er oppdatert ved overføringen til ny nettside (september 2026); øvrig innhold gjennomgås av styret. Finner du noe som er utdatert, si fra til dagligleder@hinnafk.no.

1. Generell Klubbinformasjon

Hinna Fotball hadde sitt utspring fra Hinna IL ble stiftet 13. nov. 1917.

Hinna Fotball er nå en selvstendig juridisk enhet med eget styre og regnskap.

Hinna Fotballs lover fås ved henvendelse til daglig leder.

Hinna Fotball har kontor i klubbhuset, og Mats Gramstad er ansatt som daglig leder.

Klubbens adresse er: Hinna Fotball, Ordfører Tveteraas gate 20, 4020 Stavanger

Tlf: 986 48 207 (daglig leder)

E-post: dagligleder@hinnafk.no

Hjemmeside: hinnafotball.no

Org.nr 982051894

Bank forbindelse SR Bank Bankkontonr 3201.45.43367

2. Klubbhåndboken

Klubbhåndboken skal være et hjelpemiddel for alle tillitsvalgte i Hinna Fotball.

Klubbhåndboken gjelder for alle ledere og spillere i Hinna Fotball.

Klubbhåndboken ble oppdatert mars 2022 av styret v/sekretæren og Daglig.

Oppdatert versjon skal godkjennes på hvert årsmøte.

Oppdatert versjon skal til enhver tid ligge på Hinna Fotballs hjemmeside

2.1 ÅRSMØTE og STYRETS OPPGAVER

Hinna Fotball er et eget idrettslag med juridisk ansvar. Klubben er medlem i Norges Fotballforbund (NFF) og derigjennom i NFF Rogaland

Årsmøtets oppgaver er beskrevet i Lov for Hinna Fotball: (fås fra daglig leder)

Årsmøte er klubbens øverste organ, og velger leder, nestleder og øvrige styremedlemmer. Årsmøte avholdes i starten på nytt år, og innkalling blir gjort kjent via hjemmesidene til klubben.

Styret har møte etter behov, og bør være minimum 3 pr halv år, og skal minst gjennomgå følgende saker på hvert møte:

Protokoll fra sist møte
Økonomi
Rapport fra seksjonene, daglig leder og sportslig leder
Gjennomgang av årshjulet.
Nye saker/eventuelt

I tillegg har styret ansvaret for å utarbeide/videreutvikle strategi og handlingsplaner, årshjulet og jobbe med disse kontinuerlig.

Hms planen oppdateres årlig i forkant av årsmøte for klubben er tilgjengelig på Hinna Fotballs hjemmeside

Innkallelser til styremøte publiseres på Hinna Fotballs hjemmeside 3 dager før styremøte

Styret bør bestå av:

1 Leder (velges på årsmøte)

2 Nestleder (velges på årsmøte)

3 Sportslig leder

4 Økonomileder

5 Sekretær

6 Seniorleder

7 Ungdomsleder

8 Barneleder

9 1 varamedlem

2.1.1 Leders hovedoppgaver

Fastsette agenda for styremøter og lede møtene
Overordnet ansvarlig for utarbeidelse/videreutvikling av strategi, årshjulet og planer i klubben
Klubbens primærkontakt overfor presse
Løpende kontakt og personalansvar med klubbens daglige leder
Leder av klubbens anleggskomitè

2.1.2 Nestleders hovedarbeidsoppgaver

Ansvar for koordinering av årshjulet
Stedsfortreder for styrets leder
Kvalitetsklubbansvarlig
Delta i markedsføring/reklame komitè

2.1.3 Sportslig leders hovedarbeidsoppgaver

Hovedansvarlig for sportslig utvikling, herunder talentutvikling og ferdighetsmerker
Lede sportslig utvalg som består av en eller flere sportslig ansvarlige i hver seksjon
Ansvar for utvelgelse og ansettelse av trenere i de aktuelle seksjoner. Dette gjøres med bistand i fra leder/seniorleder/ungdomsleder/daglig leder
Oppdatere og forankre Hinna modellen og sportsplanen i de respektive seksjoner
Holde jevnlige møter med trenere og spillerutviklere i klubben
Lede forhandlinger i forbindelse med overgangssaker
Oppnevne dommerkoordinator.

2.1.4 Økonomileders hovedarbeidsoppgaver

Lede og koordinere økonomiarbeidet
Koordinere og lede budsjettarbeidet, og sikre gjennomføring i tråd med styrevedtak og årsmøtevedtak
Regnskapsfører rapporterer til Økonomileder
Rapportere økonomisk status på styremøtene, og foreslå tiltak om regnskapet viser vesentlige avvik fra budsjett

2.1.5 Sekretærens hovedarbeidsoppgaver

Sende innkalling til styremøtene
Referere styremøtene og føre protokoll
Ajourføre ”Klubbhåndboken”
Ansvarlig for å legge ute innkalling og referat til styremøtene på nettsidene

2.1.6 Seniorleders hovedarbeidsoppgaver

Lede seniorseksjonen (senior og veteranlag)
Overordnet ansvar for at Spond og FIKS oppdateres for seksjonen
Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/serie. Utøves av daglig leder.
Holde møter med lederne i seniorseksjonen, minimum ett før seriestart der også klubbåndboken gjennomgås
Skrive Årsrapport for seksjonen
Sørge for at seksjonen forholder seg til klubbens gjeldende lover/vedtekter og retningslinjer

2.1.7 Ungdomsleders hovedarbeidsoppgaver:

Lede ungdomsseksjonen (13 - 19 år)
Overordnet ansvar for at Spond og FIKS oppdateres for seksjonen
Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/seriespill. Utøves av daglig leder.
Ansvar for seksjonens Dana Cup komite, og andre turneringer for seksjonen.
Ansvar for å etablere Hinna Park Cup komite
Holde møter med lederne i ungdomsseksjonen, minimum ett før seriestart der også klubbåndboken gjennomgås
Skrive Årsrapport for seksjonen
Sørge for at seksjonen forholder seg til klubbens gjeldende lover/vedtekter og retningslinjer

2.1.8 Barneleders hovedarbeidsoppgaver

Lede barneseksjonen med lag opp til og med 12 år
Overordnet ansvar for at Spond oppdateres for seksjonen
Overordnet ansvar for at Sør Cup komitèleder er utnevnt
Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/seriespill. Utøves av daglig leder.
Ansvar for seksjonens Turneringskomité, " miniputtenes dag", og andre turneringer for seksjonen
Oppnevne turneringsleder
Holde møter med lederne i barneseksjonen, minimum ett før seriestart der også klubbåndboken gjennomgås
Skrive Årsrapport for seksjonen
Sørge for at seksjonen forholder seg til klubbens gjeldende lover/vedtekter og retningslinjer
Utnevne FIKS-ansvarlig

2.1.9 Organisasjonskart

for klubben finner du på Hinna Fotballs hjemmeside

2.2 Stillingsinstruks for Daglig leder

2.2.1 Generelt

Daglig leder ansettes av Styret.

Arbeidsgiverrolle for ansatte i klubben

Lønn og arbeidstid besluttes av Styreleder og nedfelles i en ansettelseskontrakt.

Daglig leder har møteplikt og uttalelses rett i Styret.

Henvisning til arbeidsbeskrivelse

2.2.2 Ansvarsområde

Daglig leder er ansvarlig for den daglige operasjonelle driften av klubben, herunder også løpende

utforming og oppfølging av administrative rutiner.

I og med at klubben profileres som en breddeklubb med tilbud til alle, med sterk vekt på barne- og ungdomsnivået, vektlegges spesielt aktiviteter rettet inn mot barn og ungdom i Hinna bydel, samt deres foresatte.

Daglig leder har ansvaret for å legge forholdene til rette for en effektiv drift av lagene, slik at det blir attraktivt og interessant for voksne å være ledere og støttespillere rundt de enkelte lag.

Daglig leder skal, i samarbeid med styret, kontinuerlig jobbe for å utvikle klubbens tilbud med hensyn på sportslige- og sosiale aktiviteter.

2.2.3. Oppgaver

Daglig leder skal:

Utføre administrative oppgaver som (men ikke begrenset til):
Myndighetsrapportering
Myndighetskontakt
Utfakturering av ulike aktiviteter og andre inntekter (sponsor, dugnader,

medlemskontingent etc)

Utbetalinger i henhold til klubbens regelverk
Arkivering av styrets protokoll
Hovedansvarlig for kontakten med NFF
Koordinere arbeidet med innsamling og sammensetning av Årsmelding
Ansvarlig for registrering av politiattester i Spond
Personal asnvar for ansatte (heltid/deltid/trenere) i klubben
Ansvarlig for å legge ute innkalling og referat til styremøtene på nettsidene
Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/serie
Være klubbens kontaktledd som står for barne- og ungdomsaktiviteter i bydelen
I samarbeid med Idrettsrådet og bydelsadministrasjonen
Støtte opp under lagaktiviteter, legge forholdene til rette for arbeidet i lagene.
Bistå laglederne med organisering av lagaktiviteter; sportslige og sosiale
Bistå ved organisering av deltakelse på sommerturneringer
Bistå seksjonslederne
Lede og utføre inntektsbringende arbeid
Daglig leder har ansvar for inntektsbringende arbeid i henhold til budsjett godkjent budsjett

2.2.4 Myndighet

Daglig leder har myndighet til å disponere klubbens midler innenfor rammen av Administrasjonsbudsjettet.

Daglig leder har beslutningsrett i saker som faller innenfor klubbens handlingsplaner og strategi angående den daglige driften.

Daglig leder kan uttalelse seg til media, men først etter konferering/orientering med styrets leder.

2.2.5 Rapportering

Daglig leder rapporterer til Styret v/leder

Avgjørelse i saker som ligger utenfor Daglig leders myndighet skal tas av styrets leder, dersom saken ikke er av en slik karakter at det kreves et styrevedtak.

Daglig leder skal løpende orientere styrets leder om saker som er vesentlige for klubbens drift, eller som påvirker vedtatte planer og strategier.

2.2.6 a) MARKEDSANSVARLIG

Rapporterer til daglig leder.

Sponsorarbeid

Budsjett ansvar og utføre sponsorarbeidet i klubben. Herunder videreutvikle nettverket, kundemøter, sponsoravtaler, sponsortreff, videreutvikling av sponsor pakker/konsept.

Søke på etter støtte gjennom ulike stiftelser er også et av ansvarsområdene.

Arrangement

Ansvarlig for gjennomføring og utvikling av arrangement som A-lags kamper, Hinna Miniputturnering (ansvar for komitè), Hinna Park Cup (ansvarlig for komitè), Sponsorcup og gjennomføre/videreutvikle klubbutviklende arrangement.

Kommunikasjon

Ansvarlig for kommunikasjon rundt arrangement. Kontakt med nærmiljø, Stavanger Kommune og andre aktuelle aktører rundt aktiviteter/arrangement i klubbens regi

Ansvarlig for klubbens sosiale medier og hjemmeside samt etablering av «klubb TV»

2.2.6 b) Vaktmester

Rapporterer til daglig leder. Utfører forefallende arbeid som går på vedlikehold og utvikling av bygning- og anleggsområde som klubben disponerer. Forøvrig henvises til Stillingsinstruks for stillingen.

2.2.7 FFO

Leder av FFO rapporterer til daglig leder. FFO drives og videreutvikles av leder. Planer og rapporter for skoleåret godkjennes av daglig leder

For øvrig henvises til Stillingsinstruks for stillingen

2.3 Komitèer/utvalg og øvrige sentrale funksjoner

Klubben benytter seg av ulike komiteer som oppnevnes av Årsmøtet/Styret/Daglig leder:

2.3.1 Valgkomite

Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem velges av årsmøte. Innstiller navn på kandidater til styret.

2.3.2 Sportslig utvalg

Sportslig utvalg oppnevnes av styret, og ledes av sportslig leder. I utvalget inngår sportslig ansvarlig for de ulike seksjonene, samt dommerkoordinator, spillerutvikler og trenerutvikler. Sportslig utvalg har følgende oppgaver:

Følge opp sportsplan og Hinnamodellen
Oppfølging av og støtte til trenerne
Ansvar for koordinering gjennomføring av hospitering etter Hinna Modellen
Hovedansvar for treningstider og banefordeling for de enkelte lag
Koordinere interne kurs for trenere og ledere i tråd med kvalitetsklubbkrav.
Arrangere trenerens fotballskole årlig.
Koordinere halvårige møter med trenere i de ulike seksjoner
I samarbeid med klubben velge barneturneringer lagene skal delta på

2.3.3 Turneringer

For Hinna Fotball sine lag er det Sør Cup for 10-12 år, og til Dana Cup for 13-19 år som er sommerturneringene alle lag reiser på.

Klubben har en turneringsansvarlig som er ansvarlig for å koordinere barnelagenes turneringsaktivitet. Oppnevnes av barneleder.

Disse turneringen er et viktig verktøy for kulturbygging for klubbens medlemmer og familiene rundt spillerne

Barn:

Hinna dekker påmeldingsavgift på fem turneringer pr lag pr år, inkludert egen turnering og Sør Cup

Ungdom:

Hinna dekker påmeldingsavgift på 2 turneringer pr lag pr år, ekslusivt Dana Cup

2.3.4 Anleggskomite

Komiteen oppnevnes av styrets leder som også leder/koordinerer komiteen

Komiteen skal jobbe langsiktig for å skaffe tilstrekkelig anleggskapasitet
Komiteen skal utarbeide plan for klubben sin utvikling fremover på anlegg siden. Planen skal legges frem for styret til godkjenning
Ha løpende kontakt med kommunale avdelinger for å sikre at vi er tidlig inne i planprosessen
Påvirke/drive "lobbyvirksomhet" ovenfor kommunale instanser og politikere for å sikre at våre synspunkter og behov blir tatt på alvor
Ha det overordnede ansvar for at vårt anlegg til enhver tid holder en forsvarlig og god standard

2.3.5 Materialforvalter

Ansettes av og rapporterer til daglig leder

Ansvar for oversikter over utstyr som tilhører Hinna Fotball
Ansvarlig for klubbens utstyrslager
Koordinere anskaffelser av utstyr i samarbeid med seksjonslederne og daglig leder. Seksjonslederen er hovedansvarlig for utstyr i sin seksjon
Koordinere «draktbyttedag» der lagenes materialforvalter/oppmann deltar

2.3.6 Dommerkoordinator

Inngår i sportslig utvalg. Oppnevnes av sportslig leder. Dommerkoordinator skal:

Tilrettelegge for rekruttering og utdanning av dommere
Opplæring/informasjon til ledere og spillere om regler og retningslinjer
Skrive Årsmelding angående dommervirksomheten i klubben

2.3.7 Trenerkoordinator

Ansettes av sportslig leder

Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben.
Oppfølging - skal følge opp klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål, være en trener for trenerne!
Rapporterer til Sportslig Utvalg i klubben

2.3.8 Spillerutvikler

Ansettes av sportslig leder. Kompetansekrav er minimum UESFA-B lisens og NFF Spillerutviklinger –B.

Det kan være en eller flere som deler på rollen. Rollen rapporterer til Sportslig Utvalg v/sportslig leder.

Rollen er ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben og blir sentral rolle for å legge til rette for spillerutviklingen blir ivaretatt iht sportsplan.

2.4 Klubbhuset og andre praktiske opplysninger

2.4.1 Klubbhust og garderober

Klubbhuset administreres av Hinna Fotball på oppdrag fra Hinna IL (husstyret).

Det anbefales at de forskjellige oppmenn/lagledere benytter Klubbhuset til alle arrangement rundt laget. Klubbhuset kan også benyttes til treningssamlinger over en helg o.l.

Oppdatert tilgjengelighet finnes på hinnafotball.no under Booking

Vaktmester koordinerer og er ansvarlig for renhold av garderober.

Det er nøkkelboks ved døra til garderobene, kode fås av daglig leder

2.4.2 Tillitsmannsoversikt

Oppdatert oversikt finnes på lagenes lagsider på Hinna Fotballs hjemmeside. Her finner du kontaktperson under aktuell seksjon

2.4.3 Klubbvimpel

Intensjonen med klubbvimpel er at den skal benyttes som en gest til møtende lag i sluttspill i cuper/turneringer i ungdomsfotballen, eller ved andre spesielle anledninger.

Har du behov for vimpel tas det kontakt med daglig leder

2.5 Planer, målsettinger, utdanning og krav

Klubbens strategi, målsettinger og handlingsplaner utarbeides av styret.

For detaljer vises til klubbens handlingsplan

2.5.1 Sportslige planer og målsettinger

Basert på planene i de forskjellige lagene setter oppmann/lagleder opp planer og målsettinger (sportslig og sosialt) for sesongen, og gjennomgår disse med spillerne og foresatte.

Disse planene skal bygges etter prinsippene i Hinna Fotballs sportsplan som finnes: på Hinna Fotball’s hjemmeside

2.5.2 NFF ferdighetsmerke

Sportslig utvalg i samarbeid med barneseksjonen legger opp til at de ulike lag kan få ta disse merkene. Dette kan f.eks. gjøres under den årlige merkedagen

2.5.3 Miljømessige planer og målsettinger

Hovedmålet er å etablere et trygt og godt sosialt miljø
Hvert lag skal ha flere sosiale aktiviteter med spillerne; aller helst supplert med aktiviteter sammen med foresatte (i barne- og ungdomsseksjonen)
Ledere, foresatte og spillere skal delta i dugnadsaktiviteter som er til nytte for lag og klubb i henhold til medlemsforpliktelsene
Alle lag fra og med ungdomsseksjonen skal få mulighet til å delta i minst en turnering/tur med overnatting pr. sesong. (eks. sommerturnering)

Sosiale tiltak skal vektlegges og supplere sportslige målsettinger/aktiviteter. Legg vekt på å trekke foresatte med i lagets gjøremål.

På lagmøtene bør følgende dekkes:

Presentasjon av klubben og klubbens verdier
Presentasjon av laget
Presisering av hva som vektlegges i laget
Målsettinger - hva driver vi med?
Økonomi; kostnader for drift av laget, hvordan pengene skaffes til veie, og hva de benyttes til
Viktigheten av samarbeid med foresatte.

Daglig leder/representant fra styret/su bør delta på minst et lagsmøte i året.

2.5.4 Utdanning og kompetanse

Klubben vektlegger at alle tillitsvalgte og trenere skal ha en kompetanse tilpasset kvalitetsklubbs krav. Klubben har som mål at alle lag i ungdoms seksjonen skal ha skolerte ledere. Dette informeres det om på seksjonsmøtene. Spør daglig leder eller sportslig utvalg om råd.

Klubben mottar tilbud om kurs fra NFF, og vil i størst mulig grad legge til rette for at disse kursene kan holdes internt i klubben. Hinna Fotball tilbyr trenere/lagledere muligheten å ta korte/eller lengre kurs innenfor fotballutdanning og utvikling etter behov.

Forøvrig presiseres det at sportslig utvalg har et ansvar for kompetanse som angitt i sportsplan.

Klubben dekker kursavgifter og litteratur etter godkjenninger fra su.

Rekrutteringsplan i Hinna Fotball finner du på: Hinna Fotballs hjemmeside

2.5.5 Retningslinjer og forventninger til klubbens ledere og spillere

Klubben skal:

Tilby utdanning tilpasset rolle.
Støtte laglederne/oppmennene og trenerne i arbeidet
Skape innsikt og samarbeid mellom oppmennene/laglederne/trenerne
Arrangere minst et årlig møte for tillitsvalgte og trenere
Sørge for lokaler, treningsforhold, sosiale og sportslige aktiviteter
Sørge for egnet utstyr i form av drakter, baller etc.

Ledere skal:

Sette spillernes utvikling først
Være forbilde og vise rettferdighet
Ha og vise respekt for dommere
Være lojale mot klubbens mål, verdier og vise gode holdninger
Ikke benytte seg av rusmidler når en representerer klubben
Ha kjennskap til NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball
Ha møte med foresatte før og etter sesongen for lag i barne- og ungdomsseksjonen

Lagkapteinen/fairplaykaptein

Lagkapteinen/fairplaykaptein velges av lagleder/trener.

Lagkapteinens rolle er viktig: ref drift av barnelag i Hinna Fotball

Lagkapteinen skal være bindeleddet mellom sine spillere og dommeren under kamp.
Klubbens Fair Play informasjon finner du på Hinna Fotballs hjemmeside

Spillerne skal:

Ha orden over eget og klubbens utstyr
Ha respekt og toleranse ovenfor medspillere, ledere, motspillere og dommere
Ha god disiplin og oppførsel
Avstå fra bruk av rusmidler når en representerer klubben.
Vise ærlighet, både mot seg selv og andre

Følges ikke etablerte spilleregler vil dette få konsekvenser for den enkelte spiller og leder, og i enkelte tilfeller laget.

Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle straffereaksjoner mot ledere.

Ved brudd på regelen om ikke å bruke rusmidler f.eks. i forbindelse med turneringer vil dette føre til at foresatte blir informert. Videre vil dette kunne føre til hjemsending på egen regning og andre straffetiltak som bekjentgjøres for spiller og foresatte før det aktuelle arrangement.

Foresatte skal:

Delta etter evne for sitt lag og Hinna Fotball når det gjelder leder- og treningsoppgaver, i prosjektgrupper, transport til og fra kamper, inntekts-bringende aktiviteter og sosiale tiltak
Vise respekt for oppmenn/lagledere, trenere, spillere, motstandere, dommere
Ikke benytte seg av rusmidler når de deltar sammen med klubben

2.5.6 Medlemsforpliktelser

Dette vil til enhver tid bli bestemt av årsmøtet/styret, og vil være tilgjengelig på klubbens hjemmeside. Krav til medlemskap i Hinna Fotball finnes her

2.5.7 Informasjon/Kommunikasjon

Styreleder er klubbens primærkontakt overfor presse.

Klubb

Klubbens primær informasjon ligger på hjemmesiden til klubben. I tillegg tilpasses kommunikasjonsform det budskap som skal ut kombinert med målgruppe. Klubben er aktive brukere av facebook og twitter

Klubben henviser også til NFF’s hjemmesider for å finne nødvendig informasjon om lover og regler i Fotballforbundet.

Sportslig Utvalg

Avholder halvårlige møter for lagene i ungdom og senior. Kontakt utover møtene forgår på e-mail.

Seksjon

Det avholdes minimum et årlig møte med laglederne i de respektive seksjoner. Fortrinnsvis avholdes møtene før sesongstart. Ellers finner lagledere oppdatert informasjon på Hinna Fotball’s hjemmesider.

Lag

Det avholdes minimum et årlig møte i lagene. I barne og ungdomsseksjonen minimum et årlig møte med foreldre. Fortrinnsvis avholdes det lagmøter før sesongstart. Lagene må tilpasse informasjon og kommunikasjon med foreldre og mellom spillere på aktuelle sosiale medier.

Laglederne må tilpasse kommunikasjonsform til sin målgruppe.

2.6 Drift av lag

Med lagledelse menes oppmann/lagleder, trener og assistenter

Seksjonsleder er ansvarlig for at klubbhåndbok, lover og regler for Hinna Fotball og NFF blir gjennomgått før sesongstart.

Hinnas lag drives etter Hinnamodellen

2.6.1 Organisering av lag

Hvordan lag drives og organiseres i Hinna Fotball er beskrvet i Hinnamodellen. Detaljert rolleforklaring finner du under organisering av lag under barneseksjonen.

2.7. Laget

Her følger noen praktiske opplysninger til nytte for lagledelsen

2.7.1 Påmelding til serie, cup og turneringer

Påmelding til serie gjøres av dagligleder i samråd med den enkelte lagledelse
Påmelding til cuper/turneringer gjøres eller godkjennes av seksjonsleder
Oversikt over NFFs godkjente cuper finnes på NFF’s hjemmeside

NFFs regler i forbindelse med cuper/turneringer skal følges. Ved deltakelse i cuper/ turneringer må foresatte ha gitt sin tilslutning for spillere under 18 år.

2.7.2 Spillernes lagtilhørighet

Årsklasser ønskes så langt som mulig holdes intakt. Ellers vises til Hinnamodellen for organisering i Hinna Fotball.

2.7.3 FIKS registrering

Det året årskullet fyller 12 år skal alle spillere på laget registreres i FIKS. Spond brukes som grunnlag. FIKS-ansvarlig utfører registreringen i samråd med oppmann på laget. Barneleder utnevner FIKS-ansvarlig

2.7.4 Spilleroverganger

NFFs lover angir hvordan en skal forholde seg ved spilleroverganger. Lagledelsen tar kontakt med daglig leder/seksjonsleder i hvert tilfelle for å sikre at overganger skjer på en betryggende måte.

Trenere eller foreldre skal aldri ta kontakt med spiller fra en annen klubb med tanke på overgang dirkete. Korrekt kontakt av lagledelse er å informere overgangsansvarlig i Hinna Fotball som oppretter dialog med overgangsansvarlig i moderklubb. Lagledelse i Hinna skal ha godkjenning fra overgangsansvarlig i Hinna før videre dialog med spiller fra annen klubb.

Overgangsansvarlig i Hinna Fotball skal ha beskjed om spillere fra andre klubber som kommer på Hinna Fotball trening umiddelbart for å kunne informere moderklubb.

Ved overgang på spiller over 12 år må elektronisk samtykkeskjema fylles ut av spiller (evt.foresatt) og leveres overgangsansvarlig.

2.7.5 Lagoversikt

Oppmann/lagleder er ansvarlig for at Spond er àjour med alle aktuell data for spiller/foresatte/lagledere/tillitsvalgte. Alle lag skal oppdatere Spond jevnlig og spesielt viktig at dette gjøre før årsmøtet av hensyn til kontingenter og spilleberettigelse.

.7.6 Treningstider

Treningstider/baner tildeles av sportslig utvalg. Hinnamodellen er førende for antall treningstimer som tildeles lagene. I ungdomsfotball vil en så langt det lar seg gjøre få tildelt treningstid på samme bane som en spiller seriekamp. Det skal så langt som mulig legges til rette for at partallslag trenger mandag og onsdag, og oddetallslag trener tirsdag torsdag for å legge til rette for hospitering 1 år opp/ned (dvs. ikke treningstider på samme dager). Oversikt på hinnafotball.no under Booking

2.7.7 Kampoversikt

Lagets kamper finnes på www.fotball.no eller i «min fotball app»

2.7.8 Kampavvikling

Lagledelsen er ansvarlig for at lagene møter til de oppsatte/avtalte kamper.
Ved hjemmekamper skal motstander og dommer kontaktes i god tid, og garderober åpnes og sjekkes ut før motstander ankommer.
Kontroller at kampball, linjeflagg og oppmerking av banen er ok
Sjekk motstanders draktfarge, og avtal med motstander hvordan dette løses i praksis (reservedrakter/spill med markeringsvester)
Elektronisk kamprapport i FIKS fylles ut senest 2 timer før kampstart. Printes ut ved hjemmekamp og leveres til dommer. Sjekkes og signeres etter kamp (Gjelder ikke i barnefotball)
Dommerregning sendes til regnskapskontor med daglig leder på kopi. Eller leveres i postkassen på Storbyhuset.
Klubbdommere skal levere signert dommerskjema m/kontonr. (dommer) til daglig leder for utbetaling. Aller best er at denne scannes, og sendes på e-post!
Registrere resultat fra hjemmekamp i FIKS
Omberamming av kamp
Finn ledig banetid i banekalender, og koordiner med daglig leder
Omberamming utføres av oppmann\lagleder på fotball.no
Dersom kampen ikke avvikles/motstander ikke møter, skal NFF ha melding snarest mulig.
Ved hjemmekamp skal lagene ha egen kampvert som er vertskap for motstanderlaget
Fairplay’s retningslinjer og Fairplay kontakter i klubben finner du på hinnafk.no

2.7.9 Forsikring og skadetelefon

Gjennom å være medlem i Hinna Fotball er alle spillere dekket av NFFs fotballforsikring. Det er også mulig å tegne en utvidet individuell forsikring.

Vilkår

Link til bestilling av utvidet forsikring

KORT INFORMASJONSVIDEO

VIKTIG!!

For å få dekket skaden må den meldes så snart den har oppstått, helst samme dag. Benytt link under, eller ring Idrettens skadetelefon 987 02 033. Idrettens skadetelefon er også en informasjonstelefon som kan gi gode råd ved skade.

Meld fotballskade

Lagledelsen må sette seg inn i rutiner for utfylling av skademelding, samt enkel skadebehandling.

2.7.10 Årsmelding

Årsmelding skrives av lagleder/oppmann i samarbeid med trener ved sesongslutt og leveres via seksjonsleder til daglig leder. Mal for årsmelding sendes ut av seksjonsleder etter sesongslutt.

Årsmeldingen skal inneholde:

Oppmann/lagleder/trener
Kort beskrivelse av gjennomføringen av årets sesong
Rapport om deltakelse i cuper/turneringer
Avholdte aktiviteter
Kampstatistikk og målforskjell (ikke barneseksjonen)
Navns på spillere
Spillere som har representert klubben utad
Utmerkelser (innsatspokal)

2.8 Regler og retningslinjer

NFFs regler og retningslinjer finnes på fotball.no

2.9 Utstyr og materiale

Materialforvalter iverksetter innkjøp av utstyr i samarbeid med seksjonsleder og daglig leder.

Utstyrsbehov skal meldes innen 15.desember (via seksjonsleder).

Lagene har ikke anledning til å foreta innkjøp på Hinna Fotballs regning!

2.9.1 Kjøp av fotballutstyr

Hinna Fotball har utstyrsavtale med XXL Forus og Adidas — se Medlemsfordeler på hinnafotball.no for rabatter og registrering.

2.9.2 Spille – og overtrekksdrakter

Oppmann/lagleder vis a vis materialforvalter/seksjonsleder sørger for riktig antall spillerdrakter til det enkelte lag i god tid før sesongstart.

Ved like drakter skal Hinnas lag holde markeringsvester til motstander.

2.9.3 Oppbevaring av utstyr

Det er lagledelsen som har ansvar for å holde alt utstyr i orden. Bruk ”utstyrsskjema” for å holde orden. Utstyrsskjema finner du på Hinna Fotballs hjemmeside

Utstyr bør oppbevares i skap i kjelleren ved garderober. Den enkelte seksjonsleder gir retningslinjer for bruk av skapene.

Lag som har eget utstyr oppbevarer dette selv.

2.9.6 Standard utstyr som leveres og eies av klubben

Utstyrsliste – seksjon

Følgende utstyr bestilles inn av Hinna Fotball hver desember basert på innmeldt behov fra materialansvarlig\oppmann

Draktsett (røde) m/ bag — Barneseksjonen: 1 drakt per spiller; Ungdomseksjon: 1 drakt per spiller; A-lag: 1 hjemme og bortedrakt per spiller. Holdes av klubb; B-lag,C-lag,Old boys,Veteran: 1 drakt per spiller
Shorts (hvite) — Ungdomseksjon: Deles ut til G/J 16 og 19; A-lag: Holdes av klubb
Trenings-utstyr — Barneseksjonen: 1 ball per spiller 1 vest per spiller 50 kjegler pr lag 50 flate kjegler pr lag; Ungdomseksjon: 1 ball per spiller 1 vest per spiller 50 kjegler pr lag; A-lag: 20 baller 20 vester 50 kjegler; B-lag,C-lag,Old boys,Veteran: Pr. lag: 6 stk 5" baller 20 gule vester Kjegler/hatter
Medisinskrin — Barneseksjonen: 1 per lag påmeldt seriespill; Ungdomseksjon: 1 per lag påmeldt seriespill; A-lag: 1 stort medisinskrin; B-lag,C-lag,Old boys,Veteran: 1 per lag påmeldt seriespill
Ballnett — Barneseksjonen: 1 per 10 baller; Ungdomseksjon: 1 per 10 baller; A-lag: 1 per 10 baller; B-lag,C-lag,Old boys,Veteran: 1 per 10 baller
Bag — Barneseksjonen: 1 bag per påmeldt lag; Ungdomseksjon: 1 bag per påmeldt lag; A-lag: 1 bag per påmeldt lag; B-lag,C-lag,Old boys,Veteran: 1 bag per påmeldt lag

Utstyr utover overnevnte kjøpes inn av materialansvarlig på det enkelte lag og finansieres av de frie midlene (Punkt 2.10.5) som hvert lag tildeles årlig

2.10 Økonomi

Klubben er avhengig av spillere/foresattes dugnadsinnsats for å drive klubben i tillegg til betaling av medlemskontingent/treningsavgift og egenandeler ved turneringer.

2.10.1 Kontingent og treningsavgift

Medlemskontingent fastsettes av Årsmøtet. Treningsavgift kreves for seksjon ungdom og senior, dvs fra og med 13 år. Treningsavgift fastsettes av styret. Oppdaterte kontingenter finner her

Det er et mål at alle tillitsvalgte er medlemmer i Hinna Fotball.

Alle medlemmer skal være forsikret.

Betalingsoppfordring sendes registrerte medlemmer i løpet av februar – mars med betalingsfrist 1.april og før sesongstart.

Medlemmer som ikke har betalt innen forfall, har ingen rett til å trene eller spille kamper for Hinna Fotball..

Gjeldene priser og krav til medlemskapet finnes på Hinna Fotball’s hjemmeside.

2.10.2 Dugnad/sponsorinntekter

Alle medlemmer m/foresatte skal primært arbeide for å skaffe inntekter til Hinna Fotball, og ikke direkte til det enkelte lag.
Alle medlemmer plikter å delta på dugnader som arrangeres av klubbledelsen. For eksterne dugnader sin Hinna Fotball får betalt for er det et krav pg medlem på 7 timers dugnadsinnsats
Lag som på eget initiativ skaffer sponsorinntekter til laget må få dette godkjent av daglig leder. Pengene skal deretter settes inn på konto i Hinna Fotball. Netto inntekter på dugnader initiert og gjennomført av lag tilfaller lagene 100%. Inntektsfordelingen ved sponsoravtaler er slik at 30% går til klubben og 70% til laget.
Tiden lagene bruker på egne dugnader kommer i tillegg til dugnadsarbeid som pålegges av klubbledelsen.
Alle medlemmer m/foresatte skal primært arbeide for å skaffe inntekter til Hinna Fotball.

2.10.3 Budsjett

Styret utarbeider forslag til budsjett for kommende sesong. Dette skal foreligge innen utgang av året. Budsjettet godkjennes og vedtas på årsmøtet. Det utarbeides detaljert budsjett pr seksjon. Budsjettet disponeres av seksjonsleder. Budsjettet følges opp løpende ved månedlig økonomisk rapportering og avviksbehandling.

Det enkelte lag disponerer ikke eget budsjett, men inngår i seksjonens budsjett som disponeres av seksjonsleder.

2.10.4 Regnskap

Hinna Fotball har vedtatt, og satt ut regnskapsførsel til autorisert regnskapsbyrå. Ekstern revisor er valgt på årsmøte. Regnskapet følger i utgangspunktet kontantprinsippet, dvs inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperioden (år) der posten har oppstått. All omsetning skal gjøres i Hinna Fotball sine bankkonti. Regnskapsåret følger kalenderåret. Regnskapet legges frem og følges opp månedlig for styret av økonomileder.

2.10.5 Økonomistyring, regningsbetaling og kontanthåndtering

Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktig. Hinna Fotball skal sørge for løpende rapportering av regnskapet, følge opp og evt. gjøre tiltak ved avvik. Alle utgifter skal godkjennes og signeres av daglig leder og seksjonsleder. Daglig leder har ikke prokura. Styret har gitt daglig leder fullmakt til å signere utgifter for inntil kr 100.000,- pr betaling. Utbetalinger utover kr 100.000,- skal i tillegg godkjennes og signeres av styreleder og økonomileder. Opptak av lån og evt. andre økonomiske forpliktelse som Hinna Fotball må ha skal godkjennes og signeres av det samlede styret. Regnskapsbyrået foretar på vegne av Hinna Fotball all utbetaling. Regnskapsbyråer har fått delegert fullmakt til å betale regninger etter attestasjon av dertil egnede personer. Hinna Fotball har som ambisjon å ha minst mulig kontantsalg. Betalingsterminal er anskaffet og brukes ved egne turneringer samt salg av utstyr mv.

Egen fullmaktmatrise er utarbeidet og godkjent av styret.

2.10.6 Lagkasse

All aktivitet og omsetning skal bokføres gjennom Hinna Fotball sitt regnskap. Lagene skal ikke ha egne lagkasser eller bankkonto. Hinna Fotball etablerer prosjektregnskap, og hvert lag har sitt prosjekt hvor inntekter og utgifter registres. Prosjektene blir rapportert månedlig til lagene.

Overordnede retningslinjer for oppfølging av lagskonto:

Lagleder må føre et eget «lagregnskap» slik at hvert lag har en oversikt over hvor mye som står på lagkontoen.
Dette lagregnskapet avstemmes på månedsbasis mot utsendt lagsaldo
Viktig at lagleder melder tilbake på månedsbasis slik at man har mulighet til å avklare avvik mens fortsatt er «ferskt»
Viktig at alle faktura som sendes ut er nøye spesifisert, ref tidligere utsendt mail/beskrivelse

Hvert jente og gutte årskull disponerer hver sin lagkonto. Oppmann eller oppnevnt kasserer er ansvarlig for lagkonto. Kontaktperson i klubb er økonomileder

Lag i barne- og ungdomsseksjonen får tildelt 200,- per spiller som har betalt medlemskontingent per år som frie midler som benyttes etter lagledelse og foreldregruppens ønsker.

Punktet her bortfaller ved ansettelse av trener betalt av klubben.

2.10.7 Bilgodtgjørelse/reiseregning

Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som har utgifter i forbindelse med oppgaver for Hinna Fotball, plikter å levere godkjent reiseregning/bilgodtgjørelse, statens satser gjelder. Godtgjørelsen signeres av seksjonsleder og daglig leder for videre utbetaling av regnskapsbyrå.

Foresattes bruk av bil for transport av spillere til/fra kamper betraktes som en dugnad. Klubben dekker ferjekostnader.

2.11 Orientering om utmerkelser

Klubben deler ut en rekke utmerkelser for innsats i klubben.

2.11.1 Innsatspokal

Fra og med ungdomsseksjonen gjelder at innsatspokal tildeles årlig en spiller på laget som har utmerket seg for eksempel med uvanlig god innsats, stor sportslig fremgang og/eller tar et sosialt ansvar i laget. Dette er altså ikke en pokal for å premiere den beste spilleren på laget.

Lagledelsen bestemmer hvem som skal ha pokalen, men det er ikke slik at en MÅ utdele en pokal årlig. Pokal bestilles av daglig leder og deles ut på Årsmøtet, eller annet egnet arrangement.

2.11.2 Utmerkelse ved mange spilte kamper

Spillere som har spilt 100, 200, 300 osv. A-kamper blir tildelt et hederstegn på Årsmøtet eller annet egnet arrangement for seksjonen.

A-LAG (kvinner og menn):

100 - kamper: - «Plankett»

Inngravering: Navn / 100 A – kamper / Årstall / Hinna Fotball

200 - kamper: - “Plankett”

Inngravering: Navn / 200 A – kamper / Årstall / Hinna Fotball

300 - kamper: - «Plankett»

Inngravering: Navn / 300 A – kamper / Årstall / Hinna Fotball

2.11.3 Æresmedlemskap

Æresmedlemskap henger høyt, og gis til medlemmer som har gjort en spesiell stor innsats for klubben – enten sportslig, administrativt eller begge deler.

Utmerkelsen synligjøres med plakett og gullpinn.